Üzleti út a családdal - Mire érdemes odafigyelni a költségek elszámolásakor? Amikor üzleti útra indulunk a családunkkal, fontos, hogy tisztában legyünk a költségek helyes elszámolásával. Íme néhány szempont, amire érdemes figyelni: 1. **Költségkategóriá

Jelentős adókülönbözet keletkezhet a társaság és az üzleti utazáson részt vevő egyén számára, ha egy adóellenőrzés során kiderül, hogy a felmerült költségek inkább magáncélúak, vagy ha a családtagok is részt vettek az utazáson, ami családi szükségletek fedezésének minősülhet. Ilyen esetekben a kiadások nem számolhatók el adómentesen. Éppen ezért elengedhetetlen, hogy tisztában legyünk az üzleti utazások során elszámolt költségek, valamint a magáncélú juttatások közötti különbségekkel, és azok adózási szabályaival.

Az üzleti vagy hivatali utazások kapcsán, a személyi jövedelemadóról szóló törvény (szja-törvény) vonatkozásában, akkor beszélünk a témáról, amikor a kifizető tevékenysége érdekében a vállalat tagja vagy alkalmazottja utazik, akár belföldön, akár külföldön. Ezen utazások általában előre meghatározott időtartamra és konkrét céllal történnek. Fontos megjegyezni, hogy a feladat elvégzéséhez jellemzően nem szükséges, hogy a kiküldött személy házastársa vagy gyermekei is vele tartsanak.

A jogszabály nem részletezi konkrétan, hogy milyen tevékenységekhez köthető az üzleti utazás, és az időtartamra sem vonatkoznak szigorú korlátok. Fontos azonban hangsúlyozni, hogy az utazás üzleti jellegének igazolása a cég feladata. A törvény értelmében nem minősül üzleti útnak az olyan esemény vagy rendezvény, amelynél egyértelműen megállapítható, hogy az utazás csupán látszólagosan üzleti jellegű. Ezt a megállapítást a rendezvények szervezésének, reklámjának, hirdetéseinek, az útvonalnak, az úti célnak, a tartózkodási időnek, valamint a szakmai és szabadidős programok arányának figyelembevételével lehet elvégezni.

Ezért javasolt, hogy az üzleti úton részt vevő személy egy részletes összefoglalót készítsen az utazás tapasztalatairól. Ebben a dokumentumban érdemes kifejteni, kikkel folytatott tárgyalásokat, milyen témákban egyezett meg, és mely vállalkozást képviselte. Az adóhatóság ugyanis az utazás minden aspektusát - beleértve a kapcsolódó dokumentumokat, nyilvántartásokat és az utazás körülményeit - figyelembe véve tudja megítélni, hogy az adott út megfelel-e a hivatali és üzleti utazásokra vonatkozó jogszabályi előírásoknak.

Az utazáshoz kapcsolódó költségek megtérítésének egyik alapbizonylata lehet a kiküldetési rendelvény, amelynek adózási szempontból lényeges formai és tartalmi követelményeit az szja-törvény írja elő [3. § 83. pont]. Fontos tudni, hogy kiküldetési rendelvény nemcsak a céggel munkaviszonyban álló kiküldöttek, de a társaság tulajdonosai számára is kiállítható.

Ha az üzleti úttal összefüggésben indokoltan felmerülő költségeket a cég megtéríti a kiküldött munkavállalónak, az nem von magával adókötelezettséget a résztvevők számára. Azonban az étkezési költségekre ez nem vonatkozik (kivéve, ha azokat a szállásdíj tartalmazza), mivel ezek egyes meghatározott juttatásként adózik. Éppen ezért sok vállalat inkább napidíjat biztosít a munkavállalóknak e célból. Továbbá, ha az utazás során előleg került kifizetésre, akkor felmerülhet a kamatkedvezményből származó jövedelem adóztatása is, amennyiben a kiküldött nem számol el a pénz felhasználásáról a visszatérést követő 30 napon belül.

Ha a kifizetett összeg nem egy pénztárbizonylathoz csatolt és sorszámozott (szigorú számadású) kiküldetési rendelvénnyel történik, csupán a rendelvény szolgáltat bizonylatként, akkor kötelező a szigorú számadás alá eső nyomtatványok vagy erre a célra kifejlesztett számítógépes programok alkalmazása. Érdemes a számviteli politikában rögzíteni a kapcsolódó eljárási rendet is, hogy a folyamatok átláthatóak és követhetőek legyenek.

Annak igazolása is fontos, hogy az adott személy kiküldetés keretében végzi a munkáját, nem pedig családtagként, kísérőként vesz részt az utazáson. Ebből következően a kiküldött házastársa, családtagjai utaztatása és szállásköltsége nem számolható el adómentes juttatásként. Esetükben a juttatóval fennálló jogviszony alapján kell az adókötelezettséget megállapítani, vagyis ők az egyéb jövedelemre vonatkozó szabályok szerint adóznak. (Ez azt jelenti, hogy ezt a jövedelmet is 15 százalékos személyi jövedelemadó terheli, de a szociálishozzájárulásiadó-fizetési kötelezettség felső határa nem vonatkozik rá, tehát erre a jövedelemre mindenképpen - az egyéb összevonandó jövedelme mértékétől függetlenül - meg kell fizetni a szochót is.)

Külföldi utazások során fontos szempont, hogy a magánszemélyek jövedelme melyik országban adóztatható. Ezt a kettős adózás elkerülésére vonatkozó egyezmények figyelembevételével, vagy azok hiányában érdemes megvizsgálni.